ZAPYTANIE OFERTOWE - wykonanie archiwizacji dokumentów Urzędu Gminy w Tarłowie

Tarłów, dn. 15.01.2020 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE

na realizację zamówienia o wartości szacunkowej poniżej równowartości 30 000 EURO Wójt Gminy Tarłów zaprasza do składania ofert na:

„wykonanie archiwizacji dokumentów Urzędu Gminy w Tarłowie”

1. Zamawiający

Gmina Tarłów z siedzibą w Tarłowie,

ul. Rynek 2,

27-515 Tarłów

NIP 863-158-91-82

REGON 830410020

tel. 158385111\fax. 158385120,

2. Tryb udzielania zamówienia publicznego.

Postępowanie o udzieleniu zamówienia publicznego prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego zgodnie z art. 4,  pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych ( tekst jedn. Dz. U. z 2018r.  poz. 1986).

3. Opis przedmiotu zamówienia.

Przedmiot zamówienia polegającego na wykonaniu usług archiwizacyjnych obejmuje m.in.:

1. Opracowywanie dopływu materiałów archiwalnych (akta kategorii A) akta Urzędu Gminy Tarłów do 2017 roku
2. Uporządkowanie dopływu akt kategorii B poszczególnych komórek organizacyjnych do 2017 roku
3. Zarchiwizowanie w zapisie komputerowym dopływu akt osobowych pracowników zwolnionych do 2017 roku
4. Wyłączenie list płac z dowodów księgowych i przekwalifikowanie do kat. B-50
5. Przemieszczenie części zasobu archiwum w celu rozmieszczenia dopływu akt, oraz ułatwienia warunków pracy
6. Wybrakowanie akt których okres przechowywania upłynął zgodnie z obowiązującymi przepisami, sporządzenie spisu akt wybrakowanych wraz z wnioskiem do Archiwum Państwowego o wyrażenie zgody na wybrakowanie akt

      Szacowana liczba dokumentacji wynosi 89 mb. Zamawiający zastrzega, że wyżej wymienione ilości akt są danymi szacunkowymi i służą jedynie do skalkulowania ceny ofert. Faktyczna ilość metrów bieżących w stosunku do oszacowanej może ulec zmianie.

4. Termin wykonywania zadania.

Ustala się termin realizacji zamówienia – 3 miesiące od dnia podpisania umowy.

5. Warunki udziału w postępowaniu.

1. Oferta powinna zawierać:
   1. wypełniony Formularz ofertowy stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego;
   2. załączoną kopię dokumentów uprawniających do prowadzenia prac archiwizacyjnych;
2. Oferty niekompletne, nieczytelne lub złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

Dodatkowe informacje udzielane są w Urzędzie Gminy w Tarłowie, ul. Rynek 2, 27-515  Trałów, tel. 158385111

6. Opis kryteriów oraz sposobu oceny ofert.

Przy wyborze ofert Zamawiający będzie się kierował kryterium: najniższa cena.

7. Termin i miejsce składania ofert.

Oferty należy składać do dnia 27 stycznia 2020 roku do godz. 10.00:

• osobiście z dopiskiem: "wykonanie archiwizacji dokumentów Urzędu Gminy w Tarłowie" w siedzibie Zamawiającego Urząd Gminy w Tarłowie, ul. Rynek 2, 27-515 Tarłów,

korespondencyjnie z dopiskiem: "wykonanie archiwizacji dokumentów Urzędu Gminy w Tarłowie" na adres Zamawiającego Urząd Gminy w Tarłowie, ul. Rynek 2, 27-515 Tarłów,

8. Warunki rozpatrzenia oferty.

1. 1.      złożenie oferty, w terminie i miejscu wskazanym w ogłoszeniu, podpisanej przez upoważnioną osobę.
2. 2.      zaoferowanie wykonania zamówienia spełniającego wymogi niniejszego postępowania poprzez złożenie stosownego oświadczenia na formularzu ofertowym,
3. 3.      spełnienie warunków pozwalających wykonać zamówienie, tj. w zakresie posiadania:

• kompetencji lub uprawnień do prowadzenia działalności zawodowej, o ile wynika to
  z odrębnych przepisów,
• zdolności technicznej lub zawodowej opisanej,

10. Informacje dodatkowe.

1. Zamawiający odrzuci oferty niespełniające warunków ogłoszenia;
2. w przypadku ustalenia najkorzystniejszej oferty/ofert Zamawiający podejmie dalsze negocjacje z Wykonawcą w zakresie ustalenia szczegółów zamówienia i związanych z podpisaniem umowy;
3. złożenie oferty nie powoduje powstania wzajemnych zobowiązań pomiędzy stronami do czasu ostatecznej decyzji podjętej przez Zamawiającego w zakresie podpisania umowy;
4. Zamawiający może zaniechać dalszego prowadzenia postępowania w ramach niniejszego ogłoszenia w przypadku nie wpłynięcia żadnej oferty lub złożenia ofert nie spełniających warunków ogłoszenia lub zaproponowania ceny przekraczającej możliwości finansowe Zamawiającego;
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany warunków lub odwołania postępowania bez podawania przyczyn - zgodnie z art. 70¹ § 3 Kc.

11. Wybór oferty nastąpi po 27 stycznia 2020 r.

Załączniki:

1. Formularz oferty.
2. Wzór umowy o świadczenie usług.