ZAPYTANIE OFERTOWE na zakup i dostawa artykułów chemicznych i środków czystości na potrzeby Urzędu Gminy w Tarłowie w 2019r.

Tarłów, dnia 03.12.2018 r.

Zapytanie ofertowe

Zamawiający

Gmina Tarłów z siedzibą w Tarłowie,

ul. Rynek 2,

27-515 Tarłów

NIP 863-158-91-82

REGON 830410020

tel. 158385111\fax. 158385120,

www.tarlow.pl

Tryb udzielania zamówienia publicznego:

Postępowanie o udzieleniu zamówienia publicznego prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego zgodnie z art. 4,  pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych ( tekst jedn. Dz. U. z 2018r.  poz. 1986).

 Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest "zakup i dostawa artykułów chemicznych i środków czystości na potrzeby Urzędu Gminy w Tarłowie w 2019r." Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera– załącznik nr 4. Szacunkowe ilości asortymentu podane w formularzu asortymentowo-cenowym                    i szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia nie są wiążące dla Zamawiającego przy realizacji umowy, są podstawą dla Wykonawców do sporządzenia oferty. Zamawiający w ciągu roku może dokonywać zamówienia na dodatkowe środki czystości, pozaumowne. Przy zakupie środków czystości pozaumownych Wykonawca zastosuje wobec Zamawiającego upust w wysokości nie mniejszej niż 5% ceny obowiązującej w dniu zakupu towaru. Rzeczywiste ilości będą wynikać z bieżącego zapotrzebowania Zamawiającego. Podane ceny jednostkowe, ofertowe nie mogą ulec zmianie w trakcie trwania umowy. Wymagane jest złożenie oferty na wszystkie artykuły określone w załączniku nr 1. Wszystkie artykuły będące przedmiotem zamówienia muszą być fabrycznie nowe, w oryginalnych opakowaniach producenta.

Istotne warunki zamówienia

1. Zamawiający nie dopuszcza udziału podwykonawców w realizacji zamówienia;

2. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych i wariantowych;

3. Wszystkie środki czystości muszą mieć termin przydatności do użycia nie krótszy niż 6 miesięcy od daty odbioru danej partii dostawy.

4. Zamawiający nie dopuszcza zastosowania produktów równoważnych                                i zamienników w miejscach, gdzie została określona marka oraz model towaru;

5. środki czystości  dla Urzędu Gminy w Tarłowie w 2019 r. dostarczane będą zgodnie z zamówieniami cząstkowymi złożonymi przez Zamawiającego (telefonicznie, faksem bądź emailem) na koszt Dostawcy według cen jednostkowych określonych w ofercie Wykonawcy (załącznik    nr 1) w terminie do 5 dni od przyjęcia zamówienia na adres zamawiającego.

6. Wszystkie środki czystości objęte niniejszym zamówieniem muszą być produktami fabrycznie nowymi, nieużywanymi, wolnymi od wad, kompletnymi i najwyższej jakości, oryginalnie zapakowanymi, nie noszącymi śladów otwierania, nie regenerowanymi, nie poddanymi procesowi ponownego napełnienia, recyklingu.

7. Zamówione artykuły winny być dostarczone do siedziby zamawiającego                                          w nienaruszonych opakowaniach fabrycznych, winny posiadać najwyższą jakość.

Termin realizacji zamówienia: Realizacja przedmiotu zamówienia następowała będzie sukcesywnie przez okres od 01.01.2019r. do 31.12.2019r.

Warunki udziału w postępowaniu

1. W postępowaniu mogą brać udział Wykonawcy, którzy w ciągu ostatnich 2 lat wykonali odpowiadające swoim rodzajem i wartością co najmniej 2 dostawy stanowiące przedmiot zamówienia.

Wykonawca winien przedstawić wykaz zawierający: wykonanie w/w dostaw o wartości każdej dostawy co najmniej na 3.000,00 zł brutto wraz z podaniem przedmiotu, miejsca wykonania, podmiotu zlecającego, wartości zamówienia brutto, dat wykonania zamówienia oraz załączeniem dokumentów potwierdzających, że dostawy zostały wykonane należycie.

2. Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu będzie dokonywana na zasadzie spełnia – nie spełnia, w oparciu o przedstawione przez Wykonawcę dokumenty na temat wykonanych dostaw zgodnych z wymogami opisanymi powyżej na załączonym wzorze - załącznik nr 3;

3. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W przypadku składania jednej oferty przez podmioty występujące wspólnie (np. spółki cywilne, konsorcja) obowiązują niniejsze zapisy:

1) Podmioty składające ofertę wspólną muszą ustanowić pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie niniejszego zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

2) W przypadku złożenia oferty wspólnej, ocenia się łączny potencjał Wykonawcy - załącznik nr 3;

Termin wykonania zamówienia: Dostawy będą realizowane w terminie do 31 grudnia 2019r.

Kryterium wyboru oferty

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która odpowiada wszystkim wymaganiom przedstawionym w niniejszym zapytaniu ofertowym i zdobędzie najwyższą łączną liczbę punktów obliczoną w oparciu o podane kryterium wyboru.

Kryterium wyboru oferty jest:

1. cena (brutto) = 80% (Kryterium „C”)

Liczba uzyskanych punktów wyliczana jest zgodnie z przedstawionym poniżej wzorem:

Kryterium „C” cena brutto = 80 %

C= cena brutto najtańszej oferty/ cena brutto oferty ocenianej x 80 pkt

 2. czas realizacji reklamacji= 20 pkt (kryterium R)

Sposób obliczania kryterium czas realizacji reklamacji:

R- Ocena punktowa kryterium czas realizacji reklamacji oceniana będzie w odniesieniu do uzyskanych liczby punktów za czas reklamacji oferowany przez Wykonawcę

W przypadku, gdy żadna z pozycji w tabeli nie zostanie przez Wykonawcę zaznaczona (znakiem x), Zamawiający uzna, że czas reklamacji nie nastąpi w podstawowym zakresie, co jest równoznaczne z przyznaniem 0 pkt dla tego kryterium.

Maksymalna łączna liczba punktów jaką może uzyskać Wykonawca wynosi 100 pkt (C+.R)

Miejsce i termin składania oferty

1.Ofertę należy złożyć do dnia  11.12.2018 r. do godz.10.00

2.Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

3. Oferty należy składać osobiście w sekretariacie (pokój nr  4, I piętro) Urzędu  Gminy  w Tarłowie ; za pośrednictwem poczty lub kuriera (decyduje data wpływu do urzędu) na adres: Urząd  Gminy w Tarłowie, ul. Rynek 2, 27-515 Tarłów.

4. Oferta powinna być złożona na kolejno ponumerowanych stronach, w nieprzezroczystej, zabezpieczonej przed otwarciem kopercie opisanej następująco: Oferta na

 „zakup i dostawa artykułów chemicznych i środków czystości na potrzeby Urzędu Gminy w Tarłowie w 2019r..”. Koperta ma być zaadresowana do Zamawiającego (dokładna nazwa i adres Zamawiającego).

5. Ofertę skutecznie doręczoną pocztą uznaje się taką która wpłynęła na sekretariat Urzędu do godziny 10.00 ostatniego dnia składania ofert.

Sposób przygotowania oferty

1.ofertę należy sporządzić na załączonym druku - załącznik nr 1 (Formularz ofertowy);

2. do oferty należy dołączyć formularz asortymentowo-cenowy – załącznik nr 2, z uwzględnieniem, że:  Zamawiający nie dopuszcza wprowadzania zapisów bez określenia ceny np. „bez opłat”, „nie-dotyczy”, „-” oraz dodatkowych zapisów dotyczących rabatów np. „na podane ceny udzielam 10 % rabatu”.  w poszczególnych pozycjach, gdzie Zamawiający określił markę oraz model towaru, jaki- Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć (nie będą rozpatrywane oferty z produktami równoważnymi i zamiennikami).

3. do oferty należy dołączyć wykaz wykonanych dostaw – załącznik nr 3 oraz dokumenty potwierdzające, że dostawy zostały wykonane należycie (np. referencje).

4. oferta winna być sporządzona w jednym egzemplarzu w języku polskim, pismem czytelnym lub komputerowo oraz podpisana przez osobę/y uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy, wg. dokumentów rejestrowych lub właściwego pełnomocnictwa, wszystkie strony powinny być ponumerowane a ewentualne poprawki powinny być naniesione czytelnie oraz opatrzone podpisem osób uprawnionych do reprezentacji Wykonawcy. Wszystkie kartki oferty winny być trwale spięte w jedną całość.

5. oferta winna być podpisana przez Wykonawcę (osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z dokumentami potwierdzającymi dopuszczenie do obrotu prawnego) lub jego upełnomocnionego przedstawiciela na podstawie pełnomocnictwa posiadającego zakres i podpisanego przez osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy (pełnomocnictwo winno zostać złożone wraz ofertą – w formie oryginału, kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę lub kopii poświadczonej notarialnie);

 6. w przypadku podmiotów składających ofertę wspólną lub umowa regulująca współpracę podmiotów występujących wspólnie jeżeli z jej treści wynika ustanowione pełnomocnictwo należy dołączyć pełnomocnictwo do reprezentowania w jednej z form wyżej wymienionych (jeśli dotyczy).

7. wykonawca związany jest ofertą 60 dni, bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert,

Sposób zapłaty

Wynagrodzenie płatne  przelewem  na podstawie  prawidłowo wystawionej faktury.

Opis sposobu udzielania wyjaśnień dotyczących zapytania ofertowego:

1.      Informacji na temat zapytania ofertowego udziela, Monika Siepietowska   tel. 158385111 wewn. 25,

2. Niniejsze zapytanie ofertowe nie jest zamówieniem i otrzymanie oferty nie powoduje powstania żadnych zobowiązań wobec stron.

3. Zamawiający powiadomi o wyniku postępowania, zamieszczając stosowne ogłoszenie na stronie internetowej Gminy Tarłów www.bip.tarlow.pl oraz na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy w Tarłowie, zaś Oferent, którego oferta zostanie wybrana zostanie powiadomiony faksem lub pocztą. Z wybranym wykonawcą zostanie podpisana umowa.

4.    Zamawiający zastrzega sobie prawo do informowania o wynikach zapytania jedynie wybranego w toku zapytania ofertowego Oferenta.

Unieważnienie postępowania

Zamawiający może unieważnić postępowanie na każdym etapie bez podawania przyczyny.

Z tego tytułu nie przysługują żadne roszczenia wobec Zamawiającego.

załączniki:

1) Formularz ofertowy - załącznik nr 1 - pobierz

2) Formularz asortymentowo-cenowy- złącznik nr 2 - pobierz

3) Wykaz wykonanych usług - załącznik nr 3 - pobierz

4) Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia - załącznik nr 4 - pobierz

zatwierdzam

Tomasz Kamiński

 Wójt Gminy Tarłów