Zapytanie ofertowe - Produkcja 2 filmów promocyjnych pt: „Walory krajoznawczo-turystyczne Ziemi Tarłowskiej – Doliny Wisły i Kamiennej”, „Inicjatywy lokalne- wizytówką Gminy Tarów”

Tarłów, dnia 12.05.2016r.

 Zapytanie ofertowe

Postepowanie nie podlega ustawie z dnia 29.01.2004r. Prawo Zamówień Publicznych (tj. Dz.U. z 2015r. poz. 2164) ze względu na szacowaną wartość zamówienia, która nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro (art. 4 pkt. 8 ustawy).

W związku z realizacją projektu „Góry Świętokrzyskie naszą przyszłością” współfinansowanego przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej.

Gmina Tarłów zwraca się z zapytaniem ofertowym na wykonanie 2 filmów promocyjnych promujących Gminę Tarłów.

I.ZAMAWIAJĄCY:

Gmina Tarłów z siedzibą w Tarłowie,

ul. Rynek 2,

27-515 Tarłów

NIP 863-158-91-82 . REGON 830410020 tel. 158385111 . fax. 158385120, www.tarlow.pl

II. PRZEDMIOT ZAPYTANIA OFERTOWEGO:

1.Przedmiotem zamówienia jest produkcja 2 filmów promocyjnych pt: „Walory krajoznawczo-turystyczne  Ziemi Tarłowskiej – Doliny Wisły i Kamiennej”, „Inicjatywy lokalne- wizytówką Gminy Tarów” (20 minut każdy) promujących Gminę Tarłów z przeznaczeniem do umieszczenia na stronach internetowych, emisji podczas spotkań / konferencji / prezentacji oraz dystrybucji bezpośredniej na płytach DVD / USB oraz promocji w mediach w celu podsumowania realizacji projektu pt. „Produkty lokalne szansą na aktywizację lokalnej społeczności i wzbogacenie oferty turystycznej Gminy Tarłów i regionu świętokrzyskiego” współfinansowanego przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej”.

III. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Cel filmów:

Celem filmów promocyjnych będzie pokazanie w skondensowanej formie walorów krajobrazowych, przyrodniczych, gospodarczych i społecznych Gminy Tarłów. Filmy powinny być nowoczesne, dynamiczne, pokazujące energię miejsc oraz główne atrakcje Gminy takie jak: obiekty sakralne, szlaki turystyczne, dolinę Wisły i Kamiennej, kulturę  i oświatę.

Długość i jakość filmu:

Długość filmu po ok. 20 minut każdy, Filmy wykonane będą w standardzie FullHD  w rozdzielczości 1920x1080.

Lektor: Filmy pozbawione będą lektora i komentarza. Informacje do przedstawionych obrazów powinny być umieszczone w formie napisów.

Muzyka:

Wykonawca zapewni podkład muzyczny (możliwość wyboru z co najmniej 3 propozycji) Wykonawca dostarczy zamawiającemu oświadczenie o nabyciu praw do użycia wybranego przez zamawiającego fragmentu muzycznego do produkcji materiału promocyjnego będącego przedmiotem niniejszego zamówienia.

Scenariusz: W cenie usługi Wykonawca zapewni opracowanie scenariusza i terminarza, który uzgodni z Zamawiającym.

Sprzęt:

Produkcja filmu promocyjnego powinna odbywać się z użyciem profesjonalnego sprzętu.              W cenie usługi Wykonawca zapewni: montaż, profesjonalne oświetlenie, udźwiękowienie, efekty specjalne, opracowanie graficzne, transport, nośniki, digitalizację/.

Nośniki:

Wykonawca przekaże nagrany materiał na 400 płytach DVD (200 szt. na każdy film) w formacie umożliwiającym łatwe odtworzenie na komputerach PC i Mac wraz z opakowaniem promocyjnym zawierającym wszystkie dane dotyczące projektu .

Akceptacja

Wykonawca zorganizuje prezentację, podczas której przedstawi zamawiającemu do akceptacji zmontowany materiał promocyjny. W terminie 10 dni roboczych od przedstawienia zmontowanego materiału promocyjnego Zamawiającemu przysługuje prawo do zgłoszenia uwag, a Wykonawca zobowiązuje się nanieść poprawki, w terminie siedmiu dni od zgłoszenia ich przez Zamawiającego. Poprawki Zamawiający zgłasza w formie pisemnej, faksem lub drogą elektroniczną do upoważnionej przez Wykonawcę osoby. Zaakceptowany przez Zamawiającego materiał promocyjny Wykonawca przekaże w terminie 4 dni od akceptacji.

Prawa autorskie:

W cenie usługi Wykonawca zapewni przekazanie praw autorskich i pokrewnych do Materiału promocyjnego na wszystkie pola eksploatacji, w szczególności:

- utrwalania i zwielokrotniania jakąkolwiek techniką ( w tym drukiem, na kliszy fotograficznej, na taśmie magnetycznej, cyfrowo) w jakimkolwiek systemie i na jakimkolwiek nośniku i.in. płyta DVD, pendrive.

- wprowadzenia do komputera oraz do sieci komputerowej i/lub multimedialnej;

- publicznego udostępnienia materiału w taki sposób aby każdy mógł mieć dostęp w miejscu                    i czasie przez siebie wybranym (m.in. w Internecie)

- publicznego odtwarzania

- użyczania i/lub najmu;

- nadawania za pomocą wizji i/lub fonii przewodowej oraz bezprzewodowej przez stację naziemną

- nadawania za pośrednictwem satelity;

Wykonawca powinien oświadczyć, iż przeniesienie w/w praw autorskich nie jest ograniczone czasowo ani terytorialnie.

Na końcu filmów powinny zostać zaprezentowane dane teleadresowe Gminy Tarłów wraz               z herbem oraz logotypy wymagane przez program z którego zostało przyznane dofinansowanie na realizację zadania, przekazane przez Zamawiającego.

Wynagrodzenie Wykonawcy za przeniesienie autorskich praw majątkowych, jak również za dokonanie innych czynności prawnych, będzie wliczone w wynagrodzenie umowne Wykonawcy. W związku z tym, Wykonawcy nie będzie przysługiwało dodatkowe wynagrodzenie. Wykonawca upoważni Zamawiającego do wykonywania w jego imieniu autorskich praw osobistych, o których mowa w ustawie o prawie autorskim i prawach pokrewnych (art. 16), a w szczególności do:
a)   decydowania o sposobie oznaczenia dzieła nazwiskiem ewentualnie pseudonimem autora, b)   decydowania o nienaruszalności treści i formy dzieła,

c)    decydowania o pierwszym udostępnieniu dzieła publiczności, d)    decydowania  o nadzorze nad sposobem korzystania z dzieła, e)    decydowania o zachowaniu integralności dzieła.

Wykonawca zobowiąże się, że nie będzie wykonywał w stosunku do Zamawiającego ani jego następców prawnych swych autorskich praw osobistych.

Wymagane doświadczenie:

Wykonawca powinien udokumentować wykonanie w okresie ostatnich 3 lat 3 filmy promocyjne o podobnym charakterze. Wykonawca powinien wskazać adresy internetowe, pod którymi można się z nimi zapoznać.

IV TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA

Termin wykonania usługi do 15 lipca 2016r. W uzasadnionych przypadkach termin realizacji może ulec zmianie.

V. OPIS WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

1.Zamawiający  nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
2.Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.

VI. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY:

1. Każdy wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę

2.Oferta oraz wszystkie załączniki muszą być podpisane przez wykonawcę lub osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy

3. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty

4.  Cena podana w ofercie powinna obejmować wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia oraz warunkami stawianymi przez zamawiającego.

5. Cena, winna być wyrażona w polskich złotych, liczbowo i słownie z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku w formie wartości brutto. 

VII. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT

1.Pisemne oferty, w zamkniętych kopertach z adnotacją „Oferta na wykonanie 2 filmów promocyjnych promujących  Gminę Tarłów” należy składać osobiście lub pocztą tradycyjną pisemnie do dnia 24 maja 2016r. do godz. 10.00 na adres Gmina Tarłów, ul. Rynek 2, 27-515 Tarłów (Sekretariat- pokój nr 4).

2.O ważności oferty decyduje data wpłynięcia dokumentów do Urzędu Gminy.

3.Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

4.Zapytanie ofertowe zamieszczono na stronie www.bip.tarlow.pl oraz na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy w Tarłowie.

5. Zamawiającemu przysługuje prawo zamknięcia niniejszego postepowania bez wybrania którejkolwiek z ofert.

6.Zamawiający może unieważnić postepowanie gdy:

-   nie została złożona żadna oferta niepodlegająca odrzuceniu,

- cena najkorzystniejszej oferty przewyższy kwotę, która Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia;

- z przyczyn niezależnych od Zamawiającego jego dalsze prowadzenie stanie się niecelowe;

VIII. KRYTERIA OCENY OFERT

1.    Ocena ofert zostanie przeprowadzona w oparciu o następujące kryteria oraz ich wagę:

Maksymalna liczba punktów za spełnienie przez wykonawcę kryteriów wynosi 100 punktów (100 pkt=100 %)

1)    cena przedmiotu zamówienia - 80%, 2)    jakość - 20%.

Sposób obliczenia punktów w kryterium cena: cena najniższej złożonej oferty

Cena: PC = -------------------------------------------- x 100 x 80 % cena badanej oferty

gdzie, PC oznacza ilość punktów w kryterium cena.

Sposób obliczenia punktów w kryterium jakość:

ilość pkt badanej oferty ( j1+j2+j3)

Jakość: PJ = --------------------------------------------------------------- x 100 pkt x 20 %

ilość pkt oferty z największą ilością pkt gdzie, PJ oznacza ilość punktów w kryterium jakość przy ocenie jakości przedstawionych trzech przykładowych produkcji filmowych, zrealizowanych przez Wykonawcę. Punktacja w kryterium jakość: Ocena jakości odbywać się będzie na podstawie przedstawionych trzech przykładowych produkcji filmowych, zrealizowanych przez Wykonawcę i ocenie takich cech jak: j1 - spójność tytułu z zawartością – max 10 punktów j2 - forma i styl – max 5 punktów j3 - rodzaj animacji i efektów specjalnych – max 5 punktów

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą ilość punktów (suma punktów) w kryteriach cena i jakość.   

2.    Jeżeli nie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty, które uzyskały taką samą ilość punktów, Zamawiający wezwie wykonawców, którzy złożyli te oferty do złożenia ofert dodatkowych w terminie określonym w wezwaniu.

3.    Wykonawca składając ofertę dodatkową nie może zaoferować ceny wyższej niż zaoferowana w złożonych ofertach.

IX. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ  OFERTY

O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający powiadomi niezwłocznie Wykonawców biorących udział w postępowaniu za pośrednictwem swojej strony internetowej: www.bip.tarlow.pl oraz wyśle informacje faksem bądź mailem na adresy wykonawców wskazane w ofertach.

X. DODATKOWE INFORMACJE

1.Zamawiający zawrze umowę z Wykonawcą, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą oraz który spełni wymogi określone w Zapytaniu ofertowym.

2. O terminie zawarcia umowy Zamawiający zawiadomi Wykonawcę drogą e-mailową.

3. Termin związania ofertą wynosi 30 dni, licząc od upływu terminu do złożenia ofert.

4. Projekt współfinansowany przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy                 z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej.

5. Dodatkowych informacji udziela Pani Magdalena Buczkowska tel. 158385111 wewn. 16, e-mail magdalena.buczkowska@o2.pl.

7. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyboru kolejnej oferty wśród najkorzystniejszych                  w przypadku, gdy wcześniej wybrany Wykonawca nie zdecyduje się na podpisanie umowy                      o wykonanie zamówienia.

8.    Zastrzega się prawo do odwołania postępowania, nie dokonania wyboru żadnej oferty oraz przesunięcia terminu na składanie ofert, bez podania przyczyny i w każdym czasie.

9. Z tytułu nie przyjęcia oferty lub niewybraniem żadnej oferty, oferentowi nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do Zamawiającego związanych z Zapytaniem Ofertowym oraz złożoną ofertą ( a także związanych z unieważnieniem).

10. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany i uzupełnienia treści zapytania ofertowego przed upływem terminu składania oferty. Informacja o wprowadzeniu zmian lub uzupełnienia treści zapytania ofertowego zostanie opublikowana na stronie internetowej Zamawiającego.

Wójt Gminy Tarłów

Leszek Walczyk