ZAPYTANIE OFERTOWE - Pełnienie funkcji Inspektora Ochrony Danych Osobowych przetwarzanych w Urzędzie Gminy w Tarłowie w roku 2020

Tarłów, dn. 25.11.2019 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE

na realizację zamówienia o wartości szacunkowej poniżej równowartości 30 000 EURO Wójt Gminy Tarłów zaprasza do składania ofert na:

"Pełnienie funkcji Inspektora Ochrony Danych Osobowych przetwarzanych w Urzędzie Gminy
w Tarłowie w roku 2020"

1. Zamawiający

Gmina Tarłów z siedzibą w Tarłowie,

ul. Rynek 2,

27-515 Tarłów

NIP 863-158-91-82

REGON 830410020

tel. 158385111\fax. 158385120,

2. Tryb udzielania zamówienia publicznego.

Postępowanie o udzieleniu zamówienia publicznego prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego zgodnie z art. 4,  pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych ( tekst jedn. Dz. U. z 2018r.  poz. 1986).

3. Opis przedmiotu zamówienia.

Wykonywanie zadań Inspektora Ochrony Danych w Urzędzie Gminy Tarłów. Zamawiający oczekuje,

że Wykonawca przy współpracy z pracownikami jednostki będzie czuwał nad wykonywaniem przez jednostkę zadań z zakresu ochrony danych osobowych (Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku
z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych, zwanych dalej - RODO, ustawy o ochronie danych osobowych, zwanej dalej UODO i będzie wykonywał zadania IOD, a w szczególności zakres usług będzie obejmował:

świadczenie usług Inspektora Danych Osobowych od dnia 01 stycznia 2020 r. do dnia 31 grudnia 2020 r.

Szczegółowy zakres zadań stanowi załącznik nr 1 do umowy.

Zamawiający w toku wykonywania przez Wykonawcę zadań IOD będzie przygotowywał wszelkie dokumenty w zakresie upoważnień do przetwarzania danych osobowych, aktualizować będzie rejestr tych upoważnień, rejestr czynności i innych dokumentów pod nadzorem IOD. Dokumenty będą przetwarzane i gromadzone w Urzędzie Gminy Tarłów.

4. Termin wykonywania zadania.

Czas wykonania usługi: od 01 stycznia 2020 roku do 31 grudnia 2020 roku.

5. Warunki udziału w postępowaniu.

O zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:

1. Są zdolni do wykonania przedmiotu zamówienia i spełniają warunki w zakresie posiadania:

• kompetencji lub uprawnień do prowadzenia działalności zawodowej, o ile wynika to
  z odrębnych przepisów oraz złożą dokumenty potwierdzające posiadane kompetencje,
• zdolności technicznej lub zawodowej - wykażą, iż świadczyli usługę Inspektora Ochrony Danych co najmniej jeden rok albo doradzali przy wdrożeniu RODO.

2. Złożą formularz oferty według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.

6. Opis kryteriów oraz sposobu oceny ofert.

Przy wyborze ofert Zamawiający będzie się kierował kryterium: najniższa cena.

7. Termin i miejsce składania ofert.

Oferty należy składać do dnia 4 grudnia 2019 roku do godz. 10.00:

1. osobiście z dopiskiem: "Pełnienie funkcji Inspektora Ochrony Danych Osobowych przetwarzanych w Urzędzie Gminy w Tarłowie w roku 2020" w siedzibie Zamawiającego Urząd Gminy w Tarłowie, ul. Rynek 2, 27-515 Tarłów,
2. korespondencyjnie z dopiskiem: "Pełnienie funkcji Inspektora Ochrony Danych Osobowych przetwarzanych w Urzędzie Gminy w Tarłowie w roku 2020" na adres Zamawiającego Urząd Gminy w Tarłowie, ul. Rynek 2, 27-515 Tarłów,

 8. Osobą uprawnioną do kontaktu w sprawie niniejszego postępowania jest:

Pani Anna Lipowska, tel. (15) 8385111, e-mail: anna.lipowska@tarlow.pl

Pan Dariusz Letkiewicz, tel. (15) 8385111, e-mail: dariusz.letkiewicz@tarlow.pl

9. Warunki rozpatrzenia oferty.

1. 1.      złożenie oferty, w terminie i miejscu wskazanym w ogłoszeniu, podpisanej przez upoważnioną osobę.
2. 2.      zaoferowanie wykonania zamówienia spełniającego wymogi niniejszego postępowania poprzez złożenie stosownego oświadczenia na formularzu ofertowym,
3. 3.      spełnienie warunków pozwalających wykonać zamówienie, tj. w zakresie posiadania:

• kompetencji lub uprawnień do prowadzenia działalności zawodowej, o ile wynika to
  z odrębnych przepisów,
• zdolności technicznej lub zawodowej opisanej, jako minimum wymagań w pkt. 4;

4. złożenie oświadczenia w zakresie spełniania warunku zdolności zawodowej, opisanej
w pkt.5. 1 poprzez wskazanie odpowiednich świadectw ukończenia studiów podyplomowych, dyplomów ukończenia studiów wyższych, certyfikatów albo zaświadczeń o ukończeniu szkoleń. Dowodów wykonania / wykonywania usług wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane oraz załączeniem dowodów określających, że usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były lub są wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny
o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów
np. tajemnica zawodowa chroniona ustawowo - oświadczenie wykonawcy.
W przypadku usług nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.

10. Informacje dodatkowe.

1. Zamawiający odrzuci oferty niespełniające warunków ogłoszenia;
2. w przypadku ustalenia najkorzystniejszej oferty/ofert Zamawiający podejmie dalsze negocjacje z Wykonawcą w zakresie ustalenia szczegółów zamówienia i związanych z podpisaniem umowy;
3. złożenie oferty nie powoduje powstania wzajemnych zobowiązań pomiędzy stronami do czasu ostatecznej decyzji podjętej przez Zamawiającego w zakresie podpisania umowy;
4. Zamawiający może zaniechać dalszego prowadzenia postępowania w ramach niniejszego ogłoszenia w przypadku nie wpłynięcia żadnej oferty lub złożenia ofert nie spełniających warunków ogłoszenia lub zaproponowania ceny przekraczającej możliwości finansowe Zamawiającego;
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany warunków lub odwołania postępowania bez podawania przyczyn - zgodnie z art. 70¹ § 3 Kc.

11. Wybór oferty nastąpi najpóźniej w dniu 4 grudnia 2019 r.

Załączniki:

1. Formularz oferty.
2. Wzór umowy o świadczenie usług.

 Pytania i Opdowiedzi IOD